#GoldenBlogInside от Виктории Донской: 5 подводных камней, с которыми может столкнуться организатор мероприятия
Виктория Донская/инстаграм
За прошлый год мы провели несколько мероприятий, а именно день рождения компании DonRiver, Чемпионат Ростовской области по пятиборью и выводку-экспертизу. В каждом случае мы выступали в качестве площадки, на которой проходит основное действие.
Что мы узнали после организации событий?
Четко распишите задачи
Когда мероприятие только обговаривается, чаще всего мы не знаем, что конкретно нужно. Вам могут сказать — нам нужна площадка, остальное берем на себя.
Зачастую, это не так. Такая формулировка будет соблюдаться только в случае с профессиональным ведущим. Например, если компания хочет провести у вас корпоратив, то она сама работает над наполнением.
Пример: день рождения компании DonRiver. Заказчик определился с наполнением и стилем, все прошло отлично!
Не стесняйтесь задавать вопросы, даже если они кажутся глупыми. Выясняйте все мелочи, потому что без этого взаимодействия возникнут проблемы. Ваше видение работы может в корне отличаться от того, что видит заказчик.
Будет идеально, если вы пропишете все обязанности в договоре.
Если это мероприятие открытое, уточните, кто работает со СМИ и фотографами, а также нужна ли информационная поддержка вообще.
Обговорите правила нахождения на площадке
И тоже внесите их в договор. Укажите, какие зоны открыты для участников и зрителей, а какие нет. В частности, могут ли они пользоваться раздевалками? Озаботьтесь табличками-указателями.
Это поможет обезопасить участников и зрителей, а также клиентов.
Привлеките как можно больше персонала
Даже если Вам кажется, что можно обойтись минимальным количеством персонала. Любое мероприятие будет связано с повышенной нагрузкой и человеческим фактором, вероятными форс-мажорами.
Откажитесь от мысли, что сможете переложить ответственность за форс-мажор на организатора, потому что в восприятии участника организатор — вы, и все впечатления будут связаны с вами.
Обговорите условия публикации фотографий
С распространением грамотности в сфере авторского права, вопрос становится острым. Следите за тем, чтобы были ссылки на фотографов. Не публикуйте фото до того, как это сделает «основной» организатор.
В случае с выводкой, например, мы ждали публикации фотографий участниками, чтобы не было непонимания/фотограф: Наталия Шелест
Закладывайте в бюджет риски
На этапе планирования бюджет кажется отличным и легко оптимизируемым. Однако из-за тех же форс-мажоров он может раздуться до неприличных размеров. Вы можете это пресечь заранее, проверив расходники и так далее. Но как показывает практика, лучше взять грамот штук на 10 больше.
P.S.: Если у вас есть интересные идеи, вы хорошо пишете и хотите высказывать своё мнение по разным вопросам, связанным с конным спортом - пишите нам в личные сообщения и на [email protected] с пометкой БЛОГ, мы всегда в поиске новых идей и мнений=)
